株式会社佐渡島取締役会は、会社法に規定する内部統制システムの構築に関する基本方針について以下の通り定めた。
当社は、コンプライアンスを統括する組織として、社長を委員長とするコンプライアンス委員会を設置し、コンプライアンスの推進、浸透を図る体制とする。
コンプライアンスの推進については、企業理念をベースにした「コンプライアンス・ポリシー」および「コンプライアンス行動方針」を制定し、全役職員がそれぞれの立場で、コンプライアンスを自らの問題として捉え公正で高い倫理観に基づき業務執行にあたり、広く社会に信頼される経営体制の確立に努める。
コンプライアンス委員会の実務組織として、全部門・事業所毎にコンプライアンス推進委員を配置し、コンプライアンスに関する情報交換を行い、教育・研修を実施し、浸透状況や課題等をコンプライアンス委員会に提言する体制とする。
また社内においてコンプライアンス違反行為が行われ、また行われようとしていることに気付いた場合に通報または相談できる体制として内部通報窓口を設置し、運用する。
取締役の職務の執行及び意思決定に係る記録や文書は、保存及び廃棄等の管理方法を「文書管理規定」等の社内規程に定め適切に管理する。
又、これらの情報は、監査役から閲覧の要請があった場合、いつでも閲覧可能とする。
環境、品質、災害、労働安全、法務、情報セキュリテイー、経理・財務等リスク領域毎に担当部門を定め、必要に応じ全社委員会やプロジェクトチームを設置し、当該リスクに関する事項を管理する。
担当部門及び委員会等は、リスクの洗い出しを行い、そのリスクの軽減に取組む。
定例の取締役会を毎月一回開催し、重要事項の決定を行うと共に、更に迅速な意思決定が必要な場合は、臨時取締役会を随時開催する。業務の運営については、全社的な各年度予算及び目標を設定し、各部門においては、この目標達成に向けた具体策を立案し実行するとともに、毎月または定期的に開催する部門会議にて、その進捗状況および施策の実施状況を取締役がレビューする体制とする。
グループ企業理念を定め、「コンプライアンス・ポリシー」および「コンプライアンス行動方針」を基に、グループ全体の業務の適正を確保する体制の構築に努める。当社コンプライアンス委員会は、グループ会社の内部統制システムに関し、横断的に推進し管理する。グループ会社の事業運営については、グループ会社取締役より定期的に業務内容の報告を受け、重要案件については事前協議を行うなど業務の適正を確保する。
監査役から職務を補助すべき使用人を置くことを求められた場合は、監査役の監査が実効的に行われることを確保するため、監査役を補助する監査役会担当者を置き、当該担当者の人事等に関する事項については、取締役と監査役が意見交換を行うこととする。
取締役や使用人は、会社に重大な損害を及ぼす恐れのある事実を発見したときは、すみやかに監査役に報告するものとする。監査役は、取締役会のほか、重要な意思決定の過程および業務の執行状況を把握するため、統轄会議や月例会議、コンプライアンス委員会等の重要な会議に出席すると共に、主要な稟議書その他業務執行に関する重要な文書を閲覧し、必要に応じて取締役または使用人にその説明を求めることが出来ることとする。又、代表取締役社長は、定期的に監査役会との意見交換会を開催する。
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